Ar y cydnabyddiaeth gyntaf gyda'r gohebiaeth fusnes, gall yr argraff fod hyn yn system rhy gymhleth. Mewn gwirionedd, mae gwahanol fathau o lythyrau busnes yn cyd-fynd yn organig ag anghenion unigolyn mewn rhyngweithio.
Llythyr busnes ar gydweithrediad
Y bont gyntaf rhwng partneriaid posibl yn y dyfodol yw, fel rheol, lythyr busnes ar gydweithrediad. Gall cynrychiolwyr y ddau gwmni fod yn gyfarwydd ac yn cynnal trafodaethau rhagarweiniol, ond y cyswllt swyddogol fydd y llythyr ar gydweithredu.
Pwyntiau pwysig ar gyfer y ddogfen hon:
- apelio i berson penodol;
- cyfeiriad at y cyfarfod neu ffynhonnell wybodaeth am y cwmni hwn;
- crynodeb o sylwedd y mater;
- mae tablau, prisiau a gwybodaeth ychwanegol arall yn well i anfon y cais yn well.
Llythyr busnes y cyfarfod
Os yn llwyddiannus, y cam nesaf fydd llythyr busnes y cyfarfod. Gall y math hwn o lythyrau busnes leihau nifer y camau canolraddol o drafodaethau ac effeithio ar lwyddiant y cyfarfod sydd i ddod. Dylai'r parti sydd â diddordeb feddwl dros y manylion i'r manylion lleiaf:
- rheoliadau;
- agenda;
- materion mynegi i'w trafod;
- amlinellu'r ystod o faterion eilaidd a all godi yn y broses;
- paratoi ceisiadau gwybodaeth, y dylid ei gynghori ar yr ochr arall i'w ddarllen cyn y cyfarfod.
Bydd llythyr busnes mor ddoeth yn helpu i osgoi camddealltwriaeth, anghysonderau, eiliadau annymunol eraill a all effeithio ar ganlyniad trafodaethau. Yn seiliedig ar ganlyniadau'r trafodaethau, ysgrifennir llythyr busnes arall am y cyfarfod - ond eisoes ar ffurf adroddiad ar y canlyniadau a gyflawnwyd. Mae'n gwasanaethu'r un diben: i sicrhau bod y partneriaid yn dehongli'r cytundebau a gyflawnwyd yn gywir. Gwahoddir yr ail blaid i gadarnhau cofnodion y cyfarfod neu i wneud diwygiadau, fel rheol, am un diwrnod.
Mathau eraill o ohebiaeth busnes
Gyda pherthynas sefydledig, yn fwyaf aml, y mathau hyn o lythyrau busnes, fel cais llythyr busnes ac, yn unol â hynny, ymateb llythyr. Gyda unrhyw newidiadau mewn trefniadau neu pan fo angen gwybodaeth ychwanegol, mae un cwmni'n anfon llythyr cais arall.
Er mwyn cynnal perthynas fusnesau presennol neu sefydlu rhai newydd, darperir mathau o lythyrau busnes fel llythyr gwahoddiad llythyrau busnes a llythyr hysbysebu busnes. Gall y cwmni drefnu cynhadledd, arddangosfa, seminar ac yn y blaen - a gwahodd partneriaid go iawn a photensial, yn berson y rheolwr neu'r tîm cyfan. Bydd yn rhatach anfon llythyr gwerthiant allan, ond mae'r dychweliad ohoni yn llawer is.
Mae etifedd busnes yn cynnwys llythyr o ddiolchgarwch mewn ymateb i gyflawniad y cais gan y gwrthbart neu ar gyfer cydweithrediad arall.
Efallai y bydd rhai mathau o ohebiaeth fusnes yn anos eu hysgrifennu. Dyma'r rhain:
- llythyr gwrthod busnes;
- llythyr busnes gydag ymddiheuriadau;
- busnes llythyr-hawliad;
- cais llythyr busnes.
Yn y dogfennau hyn, mae'n arbennig o bwysig cynnal tôn boddhaol a pharchus. O ran y llythyr cais, yna, yn ôl rheolau moeseg busnes, defnyddir y ffurfiad pledio hyd yn oed yn yr achosion hynny pan fyddai galw amdanynt mewn bywyd.
Beth i'w chwilio mewn gohebiaeth fusnes:
- Moment bwysig i unrhyw lythyr busnes yw apêl i berson penodol, gyda sillafu cywir enw, safle, enw'r cwmni;
- waeth a ydych chi'n ysgrifennu llythyr busnes electronig neu bapur un - dylai fod ar bapur llythyr y cwmni gyda'r holl ofynion;
- moeseg, cywirdeb a pharch - yr unig dôn dderbyniol ar gyfer llythyrau busnes.
- dylai'r llythyr gael ei gynnal mewn arddull sych, fusnes - mae'n well osgoi troi emosiynol o'r araith gyffredin.
Bydd llythyr busnes, a ysgrifennir gyda'r nawsau hyn mewn golwg, yn gwneud argraff well ar eich anfonwr. Ac yn y byd busnes, bydd hyn yn helpu i agor y drysau cywir.